점점 더 많은 법률 회사, 세무 회사 및 기업 법률 및 세무 팀이 직원을 원격으로 작업하기로 결정했습니다. 그들은 앞으로 나아가면서 팀을 연결해야 하는 과제에 직면해 있습니다.
이를 효율적으로 수행하려면 사람들이 연결할 수 있어야 하며, 전체 회사가 사실상 작업할 때 이메일이 끊어지지 않습니다.
기업, 조직 및 고객은 크고 민감한 문서를 즉시 서로 공유해야 합니다. 그들은 서로 공개적으로 의사 소통을해야합니다. 직원들은 외부 협력자와 원활하고 안전하게 협력해야 합니다. 또한, 그들은 합병증없이 프로젝트를 추적하는 데 도움이 도구가 필요합니다.
클라우드 기반 도구를 사용하면 효율적이고 안전한 원격 협업 및 통신을 수행할 수 있습니다. 이 기술을 통해 전 세계적으로 분산된 동료가 동일한 환경에서 함께 작업할 수 있습니다. 전 세계 어느 곳에서나 동료는 물리적 위치에 방해받지 않고 클라우드 공동 작업 플랫폼을 통해 동일한 문서를 작업하고 파일을 공유하고 서로 통신할 수 있습니다.
클라우드에서 작업하면 내부 및 외부 당사자가 보안,호환성 또는 과도한 관리에 대한 우려 없이 함께 작업할 수 있습니다. 법률 및 세무 팀은 사무실이나 대면 회의에 있을 때 가능한 한 쉽게 클라우드 협업 플랫폼을 통해 고객, 공급업체 또는 비즈니스 파트너와 통신할 수 있습니다.
파일, 문서 및 서신이 시스템 간에 이메일, 복제 또는 전송되지 않기 때문에 내부 및 외부 공동 작업 모두에 대해 하나의 시스템을 갖는 것이 작업을 단순화합니다. 외부 사용자는 권한에 따라 조직의 일부인 것처럼 참여할 수 있으므로 양 당사자모두에게 공정을 안전하고 효율적으로 만들 수 있습니다.
많은 지도자들은 원격으로 일하는 팀과 함께 생산성이 상실되는 것을 두려워합니다. 클라우드 협업은 팀이 즉각적이고 장기적인 요구를 지원하기 위해 확장할 수 있는 신뢰할 수 있는 플랫폼을 갖추고 있다는 것을 안심할 수 있습니다.
클라우드 협업이 적합한지 여부를 결정하는 데 도움이 되는 이 가이드를 만들었습니다. 또한 솔루션을 선택하고 비즈니스를 계속 운영하는 데 필요한 것을 정확하게 얻을 수 있도록 도와주는 몇 가지 자세한 고려 사항을 제공합니다.
몇 가지 전략적 질문
서두르고 찾을 수 있는 첫 번째 제품을 구입하는 것은 유혹적이지만 먼저 공급업체에 대한 몇 가지 전략적 질문을 하십시오.
- 이 기술을 얼마나 빨리 배포할 수 있으며 직원들이 얼마나 빨리 선상에 탑승할 수 있습니까?
- 이 기술이 핵심 비즈니스 목표와 일치합니까?
- 비즈니스 전반에 걸쳐 최대 채택을 보장하기 위해 어떤 조치를 취할 것인가?
- 이 기술이 직원에게 어떤 영향을 미칠 까요?
- 변경은 위에서 부터 시작됩니다. 당신의 리더십은 작업의이 새로운 방법으로 구입 한?
가장 즉각적인 필요는 회사 운영을 보존하는 것이지만 장기적인 목표와 이와 같은 롤아웃이 사용하는 사람들에게 미칠 수 있는 영향을 고려하는 것이 중요합니다. 현재 상황의 복잡성을 이해하는 공급업체를 선택해야 합니다. 팀이 즉시 사용할 수 있는 솔루션이 필요하지만 회사의 미래에 대한 목표의비용으로는 올 수 없습니다.
클라우드 협업 벤더를 선택하는 데 도움이 되는 10가지 고려 사항
이러한 질문을 고려한 후 다음 단계는 적합한 플랫폼을 결정하는 것입니다. 우리는 당신이 원하는 정확히 식별하고 당신의 요구를 충족 할 것을 식별하기 어려울 수있는 협업 도구의 분주 한 시장에서 선택하는 데 도움이 될 수있는 고려 사항 목록을 함께 넣어했습니다.
1. 기능 및 기능
특정 사용 사례를 해결하는 여러 가지 공동 작업 도구가 있습니다. 주요 파일 공유, 엔터프라이즈 소셜 네트워킹, 외부 협업 및 프로젝트 관리입니다. 이러한 각 사용 사례에는 사용할 수 있는 플랫폼과 도구가 있습니다. 현재 회사가 필요로 하는 기능을 결정하고 필요에 따라 응용 프로그램 또는 응용 프로그램 조합을 선택합니다.
이러한 솔루션의 대부분은 모듈식이므로 현재 필요한 것만 사용하고 시간이 지남에 따라 기능을 늘릴 수 있습니다. CI는 스톱 갭 솔루션과는 거리가 먼 이러한 사용 사례에 대한 통합 솔루션을 조직 내에서 새로운 작업 방식을 가능하게 하는 데 전략적으로 중요한 것으로 보기 시작했습니다.
별도의 공급업체가 만든 독립 실행형 도구는 비즈니스와 사용자의 요구를 충족하기 위해 이러한 사용 사례를 함께 가져오려고 시도하는 핵심 기능 주위에 수렴되기 시작했습니다. 진정한 협업을 위한 모든 도구를 하나의 플랫폼에 통합하여 투자 수익을 가장 많이 제공하는 솔루션을 고려해 보십시오.
사용자에게 전체적이고 원활하며 사용하기 쉬운 시스템을 제공하여 작업을 완료하고 비용을 절감하며 관리 부담을 덜어주는 통합 플랫폼을 찾습니다.
2. 소셜 내장
소셜 네트워킹은 사람들이 소통하고 협업하는 방식을 근본적으로 변화시켰습니다.
소셜 미디어에 대한 비즈니스 사용자의 필요성과 기대가 있습니다. 이는 Facebook, LinkedIn 및 Twitter와 같은 소비자 소셜 도구의 의존도를 기반으로 작업 외부에서 의사 소통하는 방식에 영향을 미치는 것입니다.
진정한 협업 플랫폼은 마이크로 블로깅, 위키, 블로그, 작업 및 이벤트가 하나의 보안 소셜 플랫폼에 깊이 뿌리 내리고 통합되는 이벤트와 같은 다른 공동 작업 도구뿐만 아니라 파일 공유 기능이 있어야 합니다. 소셜은 더 이상 사후 고려가 될 수 없으며 모든 기술 제안의 핵심 부분이어야합니다.
딜로이트 디지털의 피트 윌리엄스 (Pete Williams)는 “IT 또는 지식 관리에서 하는 일에 사회적이 없다면 멈추고 다시 시작하십시오. 그만큼 간단합니다.” 협업 플랫폼은 장기적인 투자입니다. 당신은 오늘 사회적 필요하지 않을 수도 있지만, 미래를 계획. 조직의 사람들의 지식을 활용하는 것이 중요합니다. 소셜 도구는 정보 사일로를 분해하고, 사람들이 지식을 공유하고, 물리적 인 거리에서도 전문적인 관계를 구축할 수 있도록 도와줍니다. 이 모든 것은 기업의 생산성을 높이는 데 도움이 될 것입니다.
소셜 도구가 파일 공유 기능이 아닌 플랫폼을 선택합니다. 대신 응용 프로그램의 핵심에 깊이 통합되어야 합니다.
3. 사용자 경험
무엇보다도 협업 도구를 사용하기 쉬워야 합니다. 팀이 계속 움직일 수 있도록 하는 유일한 방법입니다. 후보 명단에 오른 공급업체가 사용자 경험을 진지하게 고려했는지 확인합니다. 결국, 사람들은 소프트웨어를 사용하지 않는 것보다 사용하기 쉬운 경우에만 소프트웨어를 사용합니다.
또한 솔루션이 화면 크기에 응답하도록 설계된지 여부를 고려하십시오. 즉, 노트북이나 데스크톱에서와 같이 모바일 장치와 태블릿에서 쉽게 액세스할 수 있습니다.
또한 플랫폼에 최소한의 교육이 필요하도록 사용자 인터페이스가 직관적이도록 합니다. 회사 내부 및 외부 공동 작업자 모두 사용자는 처음부터 시스템을 사용하는 데 자신감을 가져야 합니다.
4. 이동성
지난 10년 동안 우리의 개인적인 삶은 우리가 조직하고 사람들과 상호 작용할 수 있도록 설계된 도구로 증강되었습니다. 즉각적인 정보 교환과 실시간으로 누구와도 연결할 수 있는 기능을 가능하게 함으로써 이 작업을 수행합니다. 비즈니스 사용자는 이제 자신의 정보에 액세스하고 그들이 어디에 있든 그들이 사용하는 장치에서 연결 상태를 유지할 수 있기 때문에 이러한 도구는 기업에서도 필수적이되었습니다.
2018년의 한 연구에 따르면 전 세계적으로 25억 3천만 명의 스마트폰 사용자가 있었고, 52.2명의 온라인 트래픽이 휴대전화를 통해 나타났습니다. 많은 기업에 대한 보안 조치의 새로운 세트를 필요로하는 BYOD (자신의 장치를 가지고)의 수용에 극적인 성장이있었다.
어떤 도구를 선택하든 모든 모바일 장치에서 작동하며 제조업체 나 운영 체제에 연결되지 않는 것이 중요합니다. 네이티브 응용 프로그램이 아닌 모바일에 최적화된 웹 응용 프로그램은 모든 장치의 인터넷 브라우저를 통해 액세스할 수 있는 최고의 솔루션입니다.
5. 보안
모든 클라우드 플랫폼은 조직의 콘텐츠와 잠재적으로 고객의 콘텐츠를 저장합니다.
선택한 공급자의 보안을 보장할 때 위험을 감수할 수 없습니다. 플랫폼을 선택할 때 클라우드 공급자가 정보 보안 표준을 충족하기 위해 완전히 감사되고 인증을 받은지 확인합니다.
데이터 개인 정보 보호 및 데이터 보호 조치가 마련된 공급업체를 찾습니다. 공급자를 선택할 때 주의해야 할 다른 보안 기능에는 가동 시간을 보장하기 위해 재해 복구, 데이터 백업 및 완전히 중복된 인프라가 포함됩니다.
또한 단일 또는 다중 임차 호스팅을 원하는지, 공급자가 플랫폼에서 독립적인 침투 테스트를 수행했는지 여부, 데이터가 호스팅되는 관할권을 선택할 수 있는지 여부를 고려할 수도 있습니다.
6. 행정 통제
소프트웨어가 사용자 및 콘텐츠 권한 부여 및 기능 또는 모듈을 끄거나 켜는 기능을 포함하여 플랫폼의 모든 측면을 관리할 수 있도록 하는 것이 중요합니다.
권한 부여는 비즈니스 소프트웨어의 내부 보안 및 개인 정보 보호의 핵심이며, 후보자 명단에 있는 모든 공급업체가 표준으로 제공해야 합니다. 기능 관리는 종종 간과되지만 가장 중요한 제어가 될 수 있습니다. 관리 인터페이스는 사용자가 조직의 작동 방식을 작업할 수 있도록 하는 기능을 조정할 수 있는 유연성을 제공해야 합니다. 또한 플랫폼에 맞게 비즈니스에 적응하고 성장할 수 있도록 플랫폼을 미래 지향적으로 제공합니다.
7. API 및 데이터 마이그레이션
잠재 공급업체에게 제공하는 API(응용 프로그램 프로그래밍 인터페이스) 기능에 대해 문의하십시오. 이렇게 하면 플랫폼 내에서 추가적인 유연성을 알 수 있습니다. 내부 및 외부 협업의 힘을 조직의 기존 시스템에 통합할 수 있는 기능은 풍부한 이점을 제공합니다.
여기에는 상호 운용성, 편의성, 효율성 및 친숙함이 포함됩니다. 모두 새로운 협력 방식으로 원활하게 전환할 수 있습니다.
마찬가지로 이전 시스템의 정보를 수용하는 솔루션으로 전환 프로세스가 더 원활하게 진행됩니다. 기존 시스템과 호환되는 플랫폼을 찾아 원활한 데이터 마이그레이션을 활성화하고 필요한 경우 데이터 마이그레이션을 관리하는 공급업체를 찾습니다.
8. 공급업체 알기
귀하가 참여하는 모든 제공업체, 서비스 또는 대행사와 마찬가지로 평판 좋은 비즈니스를 다루고 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 그들이 누구인지, 어떤 경험을 가지고 있는지, 시장에서 의 평판이 어떤지, 그리고 고객이 누구인지 알아보십시오.
일부 클라우드 협업 플랫폼은 특정 산업의 요구를 염두에 두고 설계되었습니다. 다른 기업은 대부분의 비즈니스에 적합한 더 광범위한 기능을 가질 수 있습니다. 법률 및 세무 산업을 대상으로 하는 공급업체와 비수직별 플랫폼을 조사하여 이미 고려하지 않았을 수 있는 기능에 대해 생각해 보십시오. 법률 및 세금 산업에서 고객을 수용하는 공급업체는 귀하의 요구를 더 잘 이해하고 이를 이행하는 데 도움이 될 수 있으므로 최선의 선택입니다.
9. 지원 및 유지 보수
클라우드 소프트웨어를 선택하는 데 있어 가장 큰 이점은 클라우드 소프트웨어를 유지하기 위해 전용 사내 IT 지원 팀이 필요하지 않다는 사실입니다. 따라서 클라우드 서비스 오퍼링은 유지 보수와 관련하여 온프레미스보다 훨씬 비용 효율적입니다.
완전히 관리되는 서비스를 제공하는 공급업체를 선택해야 합니다. 즉, 응용 프로그램의 인스턴스를 유지 관리하고 업그레이드합니다. 또한 공급업체가 교육 및 24/7 기술 지원을 제공하므로 기술적 문제가 발생할 경우 언제든지 사용자와 사용자에게 연락할 수 있도록 합니다.
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10. 가상 협업
COVID-19 상황이 진화함에따라 저글링을 할 수 있는 많은 경쟁 우선 순위가 있습니다. 고객 서비스에서 직원의 복지에 이르기까지 어디서나 도움이 필요합니다. 보안 클라우드 공동 작업 도구를 사용하면 비즈니스가 계속 번창할 수 있도록 할 수 있습니다. 이것은 걱정할 것이 하나 적다는 것을 의미합니다.
조직의 작동 방식에 따라 협업을 지원하기 위한 적절한 도구 조합과 함께 오늘날 적합한 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 시스템이 사용하기 쉽고 진심으로 사람들이 작업을 수행하는 데 도움이되면, 그들은 그것을 사용하고, 사랑하고, 그것을 계속 사용할 것입니다.
상황이 정상으로 돌아오면 팀이 다른 위치에 있는 팀이나 여행하는 직원을 위해 어떤 형태의 가상 협업이 필요합니다. 협업 도구를 비즈니스의 장기적인 생산성 향상의 추가 이점으로 시급한 과제에 대한 훌륭한 솔루션으로 생각하십시오.
약간의 조정이 필요할 수 있지만 적절한 공급업체와 교육을 통해 팀이 어디에 있든 거의 최고 생산성으로 팀을 가동할 수 있습니다.
이 가이드는 원래 답변 온에 소개되었으며 전체 허가하에 여기에 다시 게시되었습니다.
